会話がスムーズになる「要約」の基本：相手の話を整理し、自分の伝えたいことを明確に伝えるコツ
はじめに：会話の中の「要約」とは？
日々の会話の中で、「話が長くなってしまって、結局何が言いたいのか分からなくなった」「相手の話を聞いていたけれど、結局何が重要だったのか思い出せない」といった経験はありませんか？
円滑なコミュニケーションのためには、「要約する力」がとても役立ちます。要約とは、話の内容を短くまとめて伝えること、あるいは相手の話の要点を掴むことです。これは特別なスキルではなく、少し意識すれば誰でも実践できる基本的なコミュニケーション術です。
この記事では、会話における要約の重要性と、相手の話や自分の考えを分かりやすくまとめるための具体的な方法について解説します。
なぜ会話に「要約」が必要なのか
要約力が身につくと、会話がよりスムーズになり、相互理解が深まります。具体的には、以下のようなメリットがあります。
- 相手への理解が深まる: 相手の話を要約して返すことで、「こういうことですね」と確認でき、誤解を防ぎやすくなります。
- 聞いていることが伝わる: 相手は自分の話を真剣に聞いてもらえていると感じ、安心感を持ちやすくなります。
- 会話の迷子を防ぐ: 話が脱線しそうになったときや、複数の話題が出たときに、要点を整理して軌道修正しやすくなります。
- 自分の考えが伝わりやすくなる: 伝えたいことの核を明確にすることで、相手が内容を理解しやすくなります。
- 時間効率が良くなる: ダラダラとした会話を防ぎ、必要な情報を効率的に共有できます。
相手の話を「要約」する基本
相手の話を聞きながら要約する際の基本的なステップとコツをご紹介します。
1. 集中して話を聞く
まず、相手の話に意識を向け、耳を傾けることが大切です。相づちやうなずきを適切に使い、聞いている姿勢を示しましょう。話の全体像や、相手が最も伝えたいと感じているであろうポイントを意識して聞きます。
2. 話の区切りで一時停止する
相手の話が一区切りついたときや、話題が変わるタイミングで、少し間を置きます。この間に、聞いた内容を頭の中で簡単に整理します。
3. 聞いた内容を自分の言葉でまとめる
聞いた内容の要点を、自分の言葉で短くまとめて相手に伝えます。このとき、「つまり、〜ということですね」「要するに、〜ということでしょうか」「〜といった感じでしょうか」といったフレーズを使うと自然です。
例： 相手：「昨日、プレゼンの資料を作っていて、構成はこれでいいか悩んだんだけど、部長に相談したら、ターゲット層へのアプローチをもう少し具体的にするといいってアドバイスをもらえたんだ。それで、事例をいくつか盛り込むことにしたんだけど、その事例選びも難しくて…」 あなた：「なるほど。プレゼン資料の構成で悩んでいて、部長からのアドバイスを受けてターゲット層へのアプローチを具体的にするために事例を盛り込むことにした、ということですね。」
このように、相手の話の核となる部分を簡潔に繰り返すことで、自分が正しく理解できているかを確認できます。
4. 相手の反応を見て修正する
要約を伝えた後、相手の反応を確認します。「はい、そうです」と肯定的な反応があれば、正しく理解できています。「いや、そうじゃなくて…」といった反応があれば、まだ理解が不十分な可能性があります。その場合は、「すみません、もう一度教えていただけますか？」と尋ねたり、「どの部分が違いましたか？」と確認したりして、改めて丁寧に聞き直しましょう。
コツ：感情や意図も汲み取る意識を持つ
単に情報だけをまとめるのではなく、「悩んでいた」「嬉しそうだった」「大変だったんだな」といった相手の感情や、その話をすることで伝えたい意図（例えば、共感を求めている、アドバイスが欲しい、報告したいなど）も合わせて理解しようと意識すると、より深いレベルで相手に寄り添うことができます。要約の言葉に、そうした感情への配慮を含めることもできます。
自分の伝えたいことを「要約」する基本
自分が話すときに、相手に分かりやすく伝えるための要約のコツをご紹介します。
1. 伝えたい核（メッセージ）を明確にする
話し始める前に、「結局、一番伝えたいことは何か？」を考え、核となるメッセージを一つか二つに絞ります。話したいことがたくさんある場合でも、全てを詰め込もうとせず、最も重要なポイントを決めましょう。
2. 結論から話すことを意識する
特に何かを報告したり、提案したり、頼み事をしたりする場合は、まず結論や最も伝えたいことから話し始めることを意識します。その後に、理由や背景、詳細を補足します。
例： 「来週の打ち合わせですが、開始時間を30分早めたいです。理由は、その後の別の会議に間に合わせるためです。」 （結論：時間を早めたい → 理由：後の会議のため）
このように話すと、相手はすぐに話の全体像を掴むことができ、その後の詳細も理解しやすくなります。
3. 具体例と抽象化のバランス
抽象的な説明ばかりでは分かりにくく、具体例ばかりでは話が長くなりがちです。伝えたい要点を話した後、それを補強する具体的な例やエピソードを簡潔に加える、あるいは具体的な話の後に「つまり、こういうことです」と抽象的にまとめて締めくくるなど、バランスを取ることが重要です。
4. 「一言で言うと…」「ポイントは…」などのフレーズを使う
自分が話す内容の要点を提示する際に、「一言で言うと」「重要なポイントは」「まとめますと」といった前置きを使うことで、相手はこれから要約が始まるのだと身構えることができ、集中して聞いてもらいやすくなります。箇条書きのように「理由は３つあります。まず一つ目は…」と数を提示するのも効果的です。
要約力を高めるための日常のヒント
要約力は、日々の意識と練習で磨くことができます。
- 人の話を聞くときに、「この人の一番言いたいことは何か？」と考えながら聞く習慣をつける。
- 本や記事を読んだ後、内容を1分程度で人に説明する練習をする。
- 会議や打ち合わせの終わりに、「今日の決定事項をまとめますと…」と声に出して確認する機会を設ける。
- 少し長いメールやチャットの返信で、相手の質問や要望を最初に簡潔にまとめてから回答を始める。
これらの小さな習慣が、要約力を高めることに繋がります。
まとめ
会話における要約力は、相手との相互理解を深め、コミュニケーションをよりスムーズにするための重要なスキルです。相手の話を正確に掴み返す「聞く要約」と、自分の考えを分かりやすく整理して伝える「話す要約」の両輪を意識することで、日々の会話はより豊かになるでしょう。
難しく考える必要はありません。まずは、相手の話の「つまり」「要するに」は何だろう？と考えたり、自分が話すときに「一番伝えたいことはこれ！」と意識したりする小さな一歩から始めてみてください。練習を重ねるうちに、自然と会話が整理され、心地よいコミュニケーションが増えていくはずです。