上手なフィードバックのコツ：成長につながる「与え方」と「受け取り方」
人間関係において、お互いの成長を助け合うフィードバックは非常に重要なコミュニケーションの一つです。しかし、どのように伝えれば相手を傷つけずに済むのか、あるいはどのように受け止めれば落ち込まずに済むのか、難しさを感じることもあるかもしれません。この記事では、円滑な人間関係を築きながら、建設的なフィードバックを行うための基本的なコツをご紹介します。
フィードバックが人間関係にもたらすもの
フィードバックは、相手の良い点や改善できる点について、具体的な情報を伝える行為です。適切に行われれば、相互理解が深まり、信頼関係が強化され、お互いの成長を促す貴重な機会となります。仕事、学習、友人関係、家族関係など、様々な場面でフィードバックは役立ちます。
しかし、伝え方を間違えると、相手を不快にさせたり、関係にひびが入ったりする可能性もあります。また、受け止め方を間違えると、必要以上に落ち込んだり、反発したりすることにもつながります。では、どのようにすれば、フィードバックをポジティブなものにできるのでしょうか。
上手なフィードバックの「与え方」
相手に何かを伝えたいとき、意識したい基本的なポイントがいくつかあります。
1. 目的を明確にする
フィードバックの目的は、相手を責めたり、評価を下したりすることではありません。相手の行動や状況をより良くするための、具体的な情報を提供することです。この目的意識を自分の中でしっかり持つことが、穏やかで建設的な伝え方につながります。
2. タイミングと場所を選ぶ
相手が忙しい時や、他の人がたくさんいる前で急に話し始めるのは避けた方が良いでしょう。落ち着いて話せる時間と場所を選び、相手に配慮することが大切です。事前に「少しお話できますか」と声をかけるなど、クッションを置くのも丁寧な方法です。
3. 具体的な事実に基づいて伝える
「いつも〜だ」「あなたは〜する人だ」といった抽象的で主観的な表現は避けましょう。「〇月〇日の会議での、〇〇という発言についてなのですが」「△△の資料の、ここの部分について」のように、いつ、どこで、何があったのか、具体的な事実や行動について伝えましょう。
4. 「I（アイ）メッセージ」を使う
「あなたは〇〇です（しました）」と決めつけるような「You（ユー）メッセージ」は、相手を非難しているように聞こえやすいものです。「私は〇〇だと感じました」「私は△△が良いのではないかと考えます」のように、自分の気持ちや考えを主語にして伝える「I（アイ）メッセージ」を使うことで、柔らかく伝えることができます。
- 例: 「君はいつも締め切りを守らない」→「私は、前回の締め切りに間に合わなかった時、少し心配になりました」
5. ポジティブな点も伝える
改善を促す点だけでなく、相手の良い点や努力している点を一緒に伝えることで、フィードバック全体の印象がポジティブになります。最初に良い点を伝えてから改善点を伝え、最後に再び励ましの言葉を添える「サンドイッチ話法」も一つの方法として知られています。ただし、不自然にならないように使うことが重要です。
6. 改善策や期待を添える
単に問題点を指摘するだけでなく、「こうしてみるのはどうでしょうか」「私は〜という方法が考えられると思いますが、どう思いますか」のように、一緒に解決策を考えたり、今後の期待を伝えたりすることで、相手は前向きに受け止めやすくなります。
上手なフィードバックの「受け取り方」
フィードバックを受け取る側にも、いくつかのポイントがあります。
1. まずは感謝を伝える
フィードバックをしてくれるのは、少なからず時間やエネルギーを使って、あなたに関心を寄せてくれているからです。たとえ耳の痛い内容であっても、「教えてくださってありがとうございます」と感謝の気持ちを伝えることから始めましょう。
2. 感情的にならず、冷静に聞く
批判された、否定されたと感じて、すぐに感情的になったり、反論したりするのは避けましょう。まずは深呼吸をして、心を落ち着け、相手が伝えたい内容を最後まで聞く姿勢を持つことが大切です。
3. 内容を理解しようと努める
相手の言葉の真意が掴めない場合は、「それは具体的にはどういうことでしょうか」「〜ということですか」と質問をして、内容を正確に理解するように努めましょう。分からない点をそのままにしないことが、誤解を防ぎ、次に繋げるために重要です。
4. 全てを受け入れる必要はないと理解する
フィードバックはあくまで相手の見方や考え方です。その全てが正しいとは限りませんし、自分に当てはまらない部分もあるかもしれません。一旦受け止めた上で、自分にとって必要か、取り入れるべきかを冷静に判断することが大切です。全てを鵜呑みにして落ち込む必要はありません。
5. 役立つ部分を見つけ、次に活かす
受け取ったフィードバックの中から、自分の成長や改善につながる点を探しましょう。たとえ伝え方が拙かったとしても、内容に一理ある場合は、そこから学びを得ることができます。どのように改善できるか、具体的に何をしてみるか考えてみましょう。
6. 必要であれば時間を置く
すぐに返事をすることが難しい場合や、感情が高ぶってしまった場合は、「一度持ち帰って、改めてお返事させて頂いてもよろしいでしょうか」のように伝え、考える時間をもらうことも一つの方法です。
フィードバックを成長の機会に
フィードバックは、与える側にとっても、受け取る側にとっても、難しさを伴うコミュニケーションかもしれません。しかし、これらの基本的なポイントを意識することで、お互いを尊重し、より良い関係を築きながら、共に成長していくための貴重な機会に変えることができます。
すぐに完璧にできなくても大丈夫です。まずは身近な人との会話の中で、小さなフィードバックのやり取りから試してみてはいかがでしょうか。伝え方、受け止め方を工夫することで、人間関係がより豊かになることでしょう。